Pressearbeit Pressemitteilung

Schritt 05 Pressemailing
Die ideale Pressemeldung
Damit die eigene Pressemitteilung in der Vielzahl der Meldungen nicht untergeht und sofort im elektronischen Papierkorb der Redaktionen landet, sollte man folgende Spielregeln beachten:

Kennzeichnen Sie Ihre Mail als Pressemeldung (Presseaussendung, Presseinformation, Press release) und informieren Sie bereits in der Betreffzeile der E-Mail genau über den Inhalt Ihrer Meldung. Dadurch erleichtern Sie dem Empfänger die schnelle Einordnung Ihrer Mitteilung.

Versenden Sie Pressemitteilung als Text-Mail und nicht als HTML-Mail. Ihre Meldung steht immer im Textfeld und nie in einem Anhang zur Mail. Gliedern Sie den Text deutlich. Der Fußbereich der Pressemitteilung enthält übersichtlich Kontaktinformationen, Ansprechpartner und Telefonnummer für Rückfragen.

Eine professionelle Pressemitteilung enthält keine angehängten Dateien, sondern Links zu Download-Materialien. Zu jeder Bilddatei, die man der Presse anbietet, listet man deren Internetadresse (URL), die Dateigröße und das Dateiformat sowie eine Bildbeschreibung und den Namen des Bildautors.

Als Absender-Kennung für Presseaussendungen sollte man eine eigenständige E-Mail-Adresse benutzen, dadurch wirkt die eigene Pressearbeit seriöser. Allgemein üblich ist eine Funktionsadresse nach den Muster ‘presse@ihr-domainname.de’.

Gewöhnlich adressiert man eine Presse-Mail nicht an eine einzelne, bestimmte Redaktion, sondern sendet sie als Massenmail gleichzeitig an viele Empfänger. Zum Datenschutz versteckt man dabei die Adressen der Empfänger, indem man alle Empfänger unter „BCC” (blind carbon copy) einträgt, keinesfalls unter „An” oder „CC”. Unter „An” setzt man vorzugsweise die eigene Adresse ein, schickt die Pressemail also scheinbar nur an die eigene Pressestelle.

Den Presseverteiler für eine solche E-Mail-Aussendung aufzubauen und aktuell zu halten, verlangt einen hohen Zeitaufwand. Die Adressen der Redaktionen erhält man zum Beispiel über die Pressestellen der Städte, über Zeitschriften- und IHK-Portale und intensives Googeln.

Versenden Sie Pressemitteilungen nur an Werktagen und frühzeitig. Monatlich erscheinende Fachzeitschriften benötigen vier bis sechs Wochen Vorlauf, Tageszeitungen und Newsletter etwa eine Woche.

Halten Sie sich nach der Aussendung ein, zwei Tage lang für Rückfragen bereit und reagieren Sie grundsätzlich schnell und hilfsbereit auf Anfragen von Reaktionen.

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OpenPR Ratgeber zu Pressemitteilungen
http://openpr.de/news/gute_pressemitteilung.html

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